1. Strona główna
2. Blog AgendaPro Estetyka
3. Wszystko o elektronicznym fakturowaniu ...

Jeśli jesteś właścicielem działającej w Kolumbii firmy, to wiesz, że od 5 maja 2020 roku została wydana uchwała, która zobowiązuje nowych podatników do wystawiania faktur w ten sposób. Poniżej wyjaśniamy, na czym polega elektroniczne fakturowanie, jakie są wymogi z nim związane i wszystkie szczegóły, które trzeba wiedzieć o tym nowym środku:

Czym jest elektroniczne fakturowanie?

Coraz więcej procesów można zoptymalizować dzięki technologii. Elektroniczne fakturowanie ze swojej strony jest jedną z tych alternatyw, które oferuje technologia dla firm.

Jak sama nazwa wskazuje, fakturowanie elektroniczne odnosi się do procesu wystawiania faktur drogą elektroniczną, czyli poprzez platformy lub narzędzia, które wystawiają ten dokument fiskalny cyfrowo.

Faktury elektroniczne są równie ważną i legalną alternatywą dla faktur papierowych i mogą być wystawiane przez każdy rodzaj firmy lub osoby prawnej podlegającej obowiązkom fiskalnym i podatkowym. Krótko mówiąc, jest to sposób na ułatwienie zarządzania fakturami dla firm każdego typu i duża pomoc w optymalizacji ich procesów.

Obowiązkowe fakturowanie elektroniczne w Kolumbii: rezolucja 000042

Poprzez uchwałę 000042 wydaną 5 maja 2020 r. rząd Kolumbii wprowadza obowiązek elektronicznego fakturowania dla innych sektorów gospodarki. Dokument zastępuje uchwałę 00020 z 2019 r., w której dokonano podziału podmiotów, które musiały przestrzegać tego typu fakturowania.

W tym sensie od tej daty nowe podmioty gospodarcze muszą stosować elektroniczne fakturowanie dla swoich klientów oraz w celu wypełnienia obowiązków fiskalnych i podatkowych.

Kto jest zobowiązany do wystawiania faktur drogą elektroniczną?

Kryterium określającym, kim są firmy zobowiązane do wystawiania faktur w formie elektronicznej, jest główna działalność gospodarcza zarejestrowana w RUT. Podobnie przedmioty te zostały sklasyfikowane w art. 2 uchwały nr 00020 z 2019 r., a następnie zostały zmienione przedmiotową uchwałą nr 00042, są to przedmioty ostateczne:

• Podmioty zobowiązane do zapłaty podatku od towarów i usług (VAT)
• Podmioty podlegające krajowemu podatkowi od konsumpcji (Impuesto Nacional al Consumo)
• Osoby o statusie handlowców: wykonujące wolne zawody lub świadczące usługi na ich rzecz.
• Przedsiębiorcy, importerzy lub dostawcy usług lub sprzedaży konsumentom końcowym.
• Typografowie i litografowie nie podlegają podatkowi od sprzedaży
• Podatnicy zarejestrowani dla podatku jednolitego w systemie podatkowym SIMPLE
• Jednostki państwowe rzędu krajowego lub terytorialnego
• Dystrybutorzy paliw ropopochodnych i sprężonego gazu ziemnego (sprzedawcy detaliczni)
• Podmioty świadczące usługi publiczne w miejscu zamieszkania
• Instytucje edukacyjne
• Ubezpieczenia i kapitałowe papiery wartościowe
• Notariusze

Z drugiej strony należy zauważyć, że uchwała 000042 nie odnosi się w żaden sposób do zmiany uchwały 000002 z dnia 3 stycznia 2019 r., która wyłącza z tego obowiązku następujące podmioty

• osoby fizyczne, osoby prawne i inne podmioty, które do stycznia 2019 r. i przez sześć poprzednich lat wnioskowały o zakresy numeracji dla faktur elektronicznych
• osoby fizyczne, osoby prawne i inne podmioty, które na dzień 6 lutego 2019 r. posiadały status dużych podatników odpowiednio wybranych przez Krajową Dyrekcję Podatkową i Celną (DIAN).

Krótko mówiąc, podmioty te nie są zobowiązane do wystawiania faktur drogą elektroniczną.

Jakie wymagania muszę spełnić, jeśli jestem zobowiązany do wystawiania faktur drogą elektroniczną?

Wymagania dotyczące elektronicznego fakturowania muszą być spełnione przed Krajową Dyrekcją Podatków i Ceł (DIAN) zgodnie z uchwałą 000030 z 2019 roku. Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to zarejestrować się jako elektroniczny biller poprzez stronę DIAN i zakończyć ten proces. Następnie musisz rozpocząć fazę testów i sprawdzić, czy wybrane przez Ciebie oprogramowanie do fakturowania spełnia wymagania techniczne DIAN. AgendaPro, na przykład, dostosowuje się do ustalonych wymagań.

Następnie należy złożyć wniosek o podjęcie uchwały o elektronicznym fakturowaniu w celu uzyskania numeru autoryzacji, który jest kolejnym systemem zapisu zawartym w fakturze. Wniosek ten można złożyć z poziomu strony internetowej DIAN w opcji "Portal transakcyjny".

Co musi zawierać faktura elektroniczna?

Podobnie jak faktura papierowa, faktury elektroniczne muszą zawierać następujące trzy czynniki: muszą być czytelne, autentyczne (tzn. muszą gwarantować tożsamość podmiotu odpowiedzialnego za ich wystawienie i wydanie), a ponadto muszą być nienaruszone, tzn. ich treść nie może być możliwa do modyfikacji. Autentyczność i integralność faktur elektronicznych jest zapewniona za pomocą podpisów elektronicznych na uznanym certyfikacie lub za pomocą innych środków opisanych powyżej, ustalonych przez DIAN.

W przypadku faktur elektronicznych istnieją jednak pewne dodatkowe części lub wymagania. Według Krajowej Dyrekcji Podatków i Ceł (DIAN), aby wystawiać faktury elektroniczne, należy posiadać oprogramowanie, które umożliwia generowanie takich elementów jak kod QR, format XML, CUFE i oczywiście posiada opcję walidacji przed wystawieniem.

Zalety fakturowania elektronicznego i inne uwagi

Elektroniczne fakturowanie nie jest przeszkodą dla Twojej działalności, ale stanowi trwałą alternatywę dla Twojej firmy. Chociaż jest to wymóg obowiązkowy w świetle prawa, prawda jest taka, że wystawianie faktur elektronicznych może potencjalnie poprawić wyniki Twojej firmy, ponieważ jedną z głównych zalet tego typu faktur jest zmniejszenie kosztów w Twojej firmie: unikasz wydatków na druk, papier i materiały do ich generowania i/lub archiwizowania.

Podobnie, elektroniczne fakturowanie pozwala na posiadanie cyfrowej kopii zapasowej, co pozwala uniknąć dużych nagromadzeń papieru i ryzyka utraty informacji. Podobnie, fakturowanie elektroniczne minimalizuje czas potrzebny na wystawienie faktury, przyczynia się do ochrony środowiska i wreszcie wzmacnia Twoją propozycję wartości, ponieważ czas odpowiedzi dla Twoich klientów jest krótszy.

Krótko mówiąc, e-fakturowanie jest bardzo korzystną alternatywą fakturowania dla każdego rodzaju firmy, ponieważ pozwala na centralne i bezpieczne przechowywanie i tworzenie kopii zapasowych ważnych informacji biznesowych za pośrednictwem dostosowanego oprogramowania. Upewnij się, że posiadasz niezbędne narzędzia, które dostosowują się do charakteru Twojej działalności i wymogów prawnych ustanowionych przez DIAN, aby sprawnie i bezproblemowo prowadzić ten rodzaj fakturowania.